Một doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền, là lúc họ đã nhận thức rõ tầm quan trọng trong việc gây dựng niềm tin, thương hiệu và sự chuyên nghiệp, khi giao dịch với khách hàng và đối tác.
Như thế nào là một email theo tên miền?
Email theo tên miền riêng hay còn gọi là ProMail Bussiness được xem như một dịch vụ email tên miền hoạt động trên một Server riêng, hỗ trợ cho một mục đích công việc nhất định nào đó trong doanh nghiệp.
Để có thể sử dụng email tên miền một cách dễ dàng, bạn cần thỏa mãn 2 yếu tố, đó là tên miền và dịch vụ lưu trữ Mail (Server Mail).
Một dịch vụ lưu trữ email Server thường sẽ được cung cấp một tài khoản quản trị cao nhất, có quyền tạo thêm người dùng mới, chỉnh sửa hay xóa bỏ... các user mail trong hệ thống.
Muốn đăng nhập vào hệ thống quản trị email Server thì cần phải có tài khoản với những thông tin như URL đăng nhập, User và Password.
Những email nằm trong hệ thống Email Server có thể truy cập trực tiếp trên mọi trình duyệt web, bao gồm Chrome, Firefox, Cốc Cốc... Ngoài ra, cũng có thể cài đặt trên các phần mềm mail chuyên dụng như Microsoft Outlook, Outlook Express.
Đồng thời, User có thể truy cập sử dụng email thông qua nhiều thiết bị như desktop, laptop, máy tính bảng, điện thoại di động... theo cách đơn giản và thuận tiện nhất ở mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối mạng Internet.
Phân loại email theo tên miền
Trên thị trường hiện nay, email theo tên miền đang được các doanh nghiệp lựa chọn với hai hình thức phổ biến như:
- Email theo tên miền được cung cấp miền phí bởi một dịch vụ web hosting: Loại này thường được thiết lập khá đơn giản bởi chính đơn vị cung cấp hosting email. Song song đó, nó cũng tồn tại một nhược điểm nhất định, chính là bị giới hạn lượng người dùng truy cập, có độ tin cậy không cao nên thường xuyên bị đẩy vào hộp thư spam.
- Email theo tên miền được cung cấp trên một hay nhiều Server riêng (emain Server): Loại này sẽ được tích hợp sẵn các phần mềm quản lý chuyên nghiệp, giúp bạn thuận tiện hơn trong việc kiểm soát những biến động bất thường trong quá trình hoạt động của email.
Vì sao nên sử dụng email theo tên miền?
Hiện nay, việc lựa chọn sử dụng email theo tên miền được đông đảo các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng vì những lý do sau:
- Hỗ trợ hoạt động quảng bá và định vị thương hiệu đạt hiệu quả cao hơn.
- Giúp doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, thể hiện sự đẳng cấp trong mắt các khách hàng, cũng như phía đối tác.
- Thể hiện rõ điểm khác biệt, cùng sự tin cậy đối với các đối tác so với khi sử dụng email cá nhân.
- Hệ thống bảo mật cao, đảm bảo mọi thông tin luôn được an toàn và hỗ trợ hiệu quả cho công việc.
- Do được cung cấp và hoạt động dựa trên Email Google Apps - một ứng dụng dễ dàng thiết lập, sử dụng và quản lý, nên bạn có thể gửi email mọi lúc mọi nơi khi cần.
- Giúp tránh được tình trạng email gửi đi rơi vào hộp thư Spam.
- Dễ dàng hơn trong việc quản lý những email cá nhân mà không tốn quá nhiều thời gian sắp xếp lại các loại thư điện tử.
- Giúp doanh nghiệp quản lý và giám sát mọi email của các nhân viên trong công ty mình.
