Dưới đây là một số vấn đề mà Thiết Kế Web Số chia sẻ liên quan đến các yếu tố cần chuẩn bị cũng như cách thức tạo lập để có thể sử dụng email theo tên miền công ty,
Lợi ích của việc tạo email theo tên miền riêng của công ty
Hiện nay xu hướng các cá nhân, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh và bán hàng sử dụng email theo tên miền riêng đang ngày càng trở nên phổ biến. Điều này xuất phát từ những lợi ích của email theo tên miền mang lại cho người sử dụng mà giá trị lợi ích nổi bật nhất phải kể đến đó là thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị kinh doanh, làm tăng mức độ tin cậy đối với khách hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy tin tưởng và yên tâm hơn khi tìm hiểu được những thông tin của doanh nghiệp, thông tin về sản phẩm, dịch vụ bằng cách truy cập vào website thông qua tên miền hoặc nhận được những nội dung thư điện tử trao đổi, quảng cáo, mua bán, giao dịch có gắn với một tên miền cụ thể phía sau, đặc biệt là những tên miền đi kèm với thương hiệu công ty. Ví dụ như: kinhdoanh@thietkewebso.com hoặc kythuat@thietkewebso.com.
Các yếu tố cần thiết để tạo được email theo tên miền riêng của công ty
Để có thể tạo lập và sử dụng email chạy bằng đuôi tên miền riêng, bạn cần phải chuẩn bị 2 yếu tố cần thiết là: tên miền chạy email và dịch vụ lưu trữ dữ liệu email.
1. Tên miền
Tên miền hay domain là một trong hai yếu tố cần thiết để sử dụng mail nên chắc chắn bạn sẽ phải lựa chọn đăng ký. Khi lựa chọn tên miền để chạy mail, bạn nên chọn những tên miền gắn với thương hiệu công ty hoặc lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mình. Vì khi tiếp nhận thư điện tử, khách hàng sẽ dễ dàng nhận diện được bạn là ai, công ty bạn là gì và có thể hình dung được lĩnh vực mà doanh nghiệp bạn kinh doanh. Ví dụ: tinhnguyen@thietkewebso.com, kythuat@thietkewebso.com. Điều này sẽ giúp cho người tiếp nhận email cảm thấy yên tâm hơn về nội dung mà bạn trao đổi trong đó. Việc lựa chọn tên miền chạy email cũng khá quan trọng vì nó có thể sẽ ảnh hưởng đến các quyết định (hợp tác, mua hàng,...) của người tiếp nhận thông tin email.
Ngoài ra, nếu bạn có định hướng thiết kế trang web chuyên nghiệp để hoạt động trong tương lai thì cũng nên lựa chọn những tên miền có thể đáp ứng thêm một số tiêu chí liên quan đến vấn đề website như:
- Tên miền ngắn gọn, dễ đọc, dễ nhớ, dễ hình dung
- Tên miền có ý nghĩa
- Tên miền phổ biến
- Tên miền hỗ trợ cho làm SEO và một số tiêu chí khác
2. Dịch vụ lưu trữ dữ liệu email
Đây là yếu tố thứ 2 mà bạn cần phải chuẩn bị để có thể sử dụng email theo tên miền công ty. Bạn có thể lựa chọn dịch vụ lưu trữ email miễn phí hoặc dịch vụ lưu trữ mail chuyên nghiệp có phí.
Hiện nay vẫn có những dịch vụ lưu trữ mail theo tên miền miễn phí của Google và một số doanh nghiệp khác cung cấp. Tuy nhiên để có thể tạo lập email theo tên miền riêng miễn phí thì thủ tục và các bước khởi tạo khá phức tạp, rườm rà vì còn liên quan đến việc xác minh tên miền, cấu hình DNS tên miền và những vấn đề sau đó. Nếu bạn không rành về chuyên môn công nghệ thông tin thì sẽ rất khó có thể khởi tạo và sử dụng như ý mình mong muốn. Bên cạnh đó, dịch vụ lưu trữ mail miễn phí sẽ giới hạn dung lượng ở mức nhỏ, đến một thời điểm nào đó trong tương lai gần bạn cũng sẽ phải trả phí thì mới có thể tiếp tục sử dụng. Thực tế thì sẽ không có sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp nào cung cấp miễn phí theo đúng nghĩa cho người dùng cả.
Để giải quyết vấn đề này một cách đơn giản thì tốt nhất là bạn nên dùng dịch vụ lưu trữ email chuyên nghiệp (Email Server), vừa không mất thời gian, vừa đáp ứng được nhu cầu sử dụng mail theo mục đích mà chi phí cũng không nhiều. Không phải ngẫu nhiên mà các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp đang sử dụng email theo tên miền hiện nay chấp nhận đầu tư chi phí để mua các gói Server Mail chuyên nghiệp phục vụ cho công việc kinh doanh, bán hàng. Bạn có thể xem xét lựa chọn các gói dịch vụ lưu trữ dữ liệu mail theo nhu cầu sử dụng, ban đầu có thể dùng gói dịch vụ lưu trữ nhỏ và trong quá trình sử dụng nếu cần thì có thể nâng cấp lên gói cao hơn. Sử dụng Email Server cho phép bạn có thể sao lưu dữ liệu ra máy tính hoặc ổ cứng bên ngoài và phục hồi lại bất cứ khi nào.
Cách khởi tạo và sử dụng email tên miền công ty
Sau khi bạn đã lựa chọn đăng ký tên miền và dịch vụ lưu trữ dữ liệu mail với nhà cung cấp xong thì sẽ bắt đầu tiến hành khởi tạo và sử dụng email. Nếu bạn đăng ký với nhà cung cấp nào thì sẽ được kỹ thuật viên của công ty đó hướng dẫn cách khởi tạo và sử dụng Server Mail.
Về cơ bản thì các thao tác quản trị cũng như sử dụng tên miền khá đơn giản, tương tự như cách bạn dùng Gmail hay Yahoo mail. Công việc sau đó của bạn đơn giản là truy cập vào trang thư điện tử của mình và bắt đầu sử dụng email theo tên miền công ty.
Nếu bạn không muốn tự thực hiện thì có thể nhờ nhân viên kỹ thuật hỗ trợ khởi tạo và gửi thông tin đăng nhập cho bạn sử dụng.
Nếu bạn có nhu cầu sử dụng email theo tên miền, hãy liên hệ với Thiết Kế Web Số để được hỗ trợ tư vấn thêm thông tin nhé!
Hotline: 08 999 365 24
Địa chỉ: 56/5/28 đường TX25, phường Thạnh Xuân, quận 12, TP.HCM
Website: https://thietkewebso.com
