Email alias là gì?

Email alias là gì?

Email alias hay còn được gọi là bí danh email, là một địa chỉ email bổ sung cho tài khoản mail gốc, cho phép người dùng gửi - nhận tin và thực hiện cả việc chuyển tiếp như thông thường.

Với email alias, người dùng có thể có nhiều hơn một bí danh trong mail, thể hiện qua các miền khác nhau hay thậm chí là cùng một miền.

Nói dễ hiểu, email alias tương tự như một biệt danh hay địa chỉ email nick.

Bản chất của một email alias là nó có thể được sử dụng để che giấu địa chỉ email ban đầu của bạn trong một số tình huống mà bạn không muốn chia sẻ địa chỉ email cố định của mình.

Hiện nay, có hai loại email alias đang được sử dụng phổ biến:

• Địa chỉ email alias dựa trên domain chính - Primary Domain hay domain phụ - Secondary Domain trong gói Google Workspace của mình.
• Địa chỉ email alias dựa trên tên miền bí danh - Alias Domain cũng trong gói Google Workspace của mình.

Lợi thế khi sử dụng email alias

Việc sử dụng emai alias mang lại cho người dùng những mục đích như:

• Đảm bảo quyền riêng tư, không làm lộ danh tính địa chỉ mail mặc định của bạn cho các dịch vụ có thể gửi các email quảng cáo và tiếp thị không cần thiết.
• Dễ dàng dừng các email alias bằng cách xóa bí danh mail mà bạn đã tạo.
• Cho phép sử dụng hoàn toàn miễn phí, bằng những thao tác thiết lập vô cùng dễ dàng và thuận tiện.

Trường hợp nên sử dụng email alias

Thực chất, email alias chỉ là một địa chỉ mail tạm thời và được sử dụng trực tuyến. Nó thường được lựa chọn sử dụng trong các công việc như:

• Công khai địa chỉ mail để tạo sự tin tưởng khi hoạt động trên không gian mạng, cụ thể là trong việc quảng quảng cáo tuyển dụng hay muốn kinh doanh thứ gì đó.
• Bạn đảm nhận nhiều vai trò trong công ty, tổ chức của mình và cần nhiều loại mail khác nhau phục vụ cho công việc, đặc biệt là trong các hoạt động Marketing.
• Phục vụ cho nhu cầu gửi mail nội bộ trong Mailing List, cùng một số tính năng khác.

Cách set-up email alias trên Google Workspace

Với email alias, nhà quản trị có thể thêm tối đa 30 cái cho mỗi người dùng, mà không mất một khoản phí nào.

Lúc này, người dùng đăng nhập vào Google Workspace bằng email chính, thay vì email alias.

Admin có thể thực hiện việc này thông qua các bước sau:

• Vào trang Google Workspace => User.
• Sau đó, tìm và chọn User cần thêm alias.
• Tiếp theo, chọn User Information => email alias.
• Chọn vào Alias để thêm tên alias mong muốn, trường hợp có nhiều tên miền phụ thì cần gán đúng tên miền mình muốn. Nó cho phép bạn thêm nhiều alias cùng lúc, nhưng không quá 30 cái.
• Cuối cùng, chỉ cần nhấn Save để lưu là đã có thể hoàn thành việc thêm alias.

Nhưng khi thực hiện việc này, bạn cần lưu ý một vài điều:

• Những địa chỉ alias không được trùng tên các user khác hay các Alias khác, hoặc trùng tên nhóm trong gói Google Workspace của mình.
• Địa chỉ alias dựa trên domain alias hoàn toàn không thể chỉnh sửa.

Cách gửi mail bằng địa chỉ alias

Khi đã thêm địa chỉ alias vào Send email as, là bạn đã có thể gửi thư bằng địa chỉ alias này trên tài khoản của chính mình, với các thao tác đơn giản sau:

• Bấm Compose để soạn một thư mới.
• Tại phần From bạn nhấn vào mũi tên để chọn gửi từ địa chỉ mail nào. Thông qua đó, bạn có thể chọn gửi từ địa chỉ chính hoặc địa chỉ alias của mình, tùy ý.
• Cuối cùng, chỉ cần soạn thư và ấn Send để gửi đi.

Trường hợp muốn đặt địa chỉ nào làm địa chỉ gửi thư mặc định, chỉ cần chọn Send email as => Make default => Always reply from default address.